Hướng dẫn tuân thủ sổ sách kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh năm 2026

21/07/2026

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư số 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư số 88/2021/TT-BTC. Theo quy định mới, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải thực hiện ghi chép sổ kế toán theo mẫu thống nhất.

So sach ke toan ho kinh doanh ca nhan

Việc ghi chép sổ kế toán không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý doanh thu, chi phí và hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn mà còn là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử, bảo đảm việc kê khai thuế đúng quy định.

Ai được thực hiện công tác kế toán?

Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép hộ và cá nhân kinh doanh chủ động lựa chọn người thực hiện công tác kế toán. Cụ thể, việc ghi chép sổ sách có thể do: chủ hộ hoặc cá nhân kinh doanh trực tiếp thực hiện; thuê tổ chức hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán; phân công người thân trong gia đình như cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc anh, chị, em ruột thực hiện; người quản lý của hộ kinh doanh kiêm nhiệm công tác kế toán.

Dù do ai thực hiện thì việc ghi chép cũng phải đầy đủ, trung thực, chính xác và phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để có thể đối chiếu với hóa đơn, chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hộ kinh doanh phải sử dụng loại sổ kế toán nào?

Tùy theo phương pháp tính thuế và quy mô hoạt động, hộ và cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng các mẫu sổ kế toán khác nhau theo quy định của Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Hộ kinh doanh có doanh thu không thuộc diện chịu thuế GTGT và thuế TNCN

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu chưa đến ngưỡng phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD). Sổ này dùng để ghi nhận doanh thu phát sinh hằng ngày theo hóa đơn, chứng từ và là căn cứ chứng minh doanh thu thực tế của hộ kinh doanh.

Hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp này sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD). Mẫu sổ giúp theo dõi doanh thu phát sinh theo từng kỳ, đồng thời phân biệt doanh thu thuộc diện chịu thuế và không thuộc diện chịu thuế để xác định đúng số thuế phải nộp.

Hộ kinh doanh hoạt động nhiều ngành nghề

Đối với hộ kinh doanh đồng thời kinh doanh nhiều lĩnh vực như thương mại, dịch vụ hoặc sản xuất, sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD). Việc ghi nhận riêng doanh thu của từng ngành nghề sẽ giúp áp dụng đúng tỷ lệ thuế tương ứng với từng hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Đây là nhóm phải thực hiện chế độ sổ sách đầy đủ hơn. Theo đó, hộ kinh doanh cần sử dụng các mẫu sổ sau: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD) theo dõi doanh thu, chi phí và thu nhập làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD) theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, vật tư; Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Mẫu S2e-HKD) ghi nhận các khoản thu, chi bằng tiền mặt và qua tài khoản ngân hàng.

Những sổ kế toán này giúp hộ kinh doanh quản lý hoạt động kinh doanh chặt chẽ hơn và là căn cứ để xác định thu nhập chịu thuế theo quy định.

Hộ kinh doanh có phát sinh các loại thuế đặc thù

Đối với các hộ kinh doanh có phát sinh các loại thuế như thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hoặc các khoản thuế đặc thù khác, cần sử dụng Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD) để theo dõi riêng từng khoản thuế phát sinh.

Một số lưu ý khi thực hiện sổ kế toán

Để tuân thủ đúng quy định của pháp luật, hộ và cá nhân kinh doanh cần lưu ý: ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh theo đúng mẫu sổ kế toán; lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ làm căn cứ ghi sổ; bảo đảm số liệu trên sổ kế toán thống nhất với dữ liệu hóa đơn điện tử; lưu trữ sổ sách và chứng từ theo thời hạn quy định để phục vụ việc kiểm tra của cơ quan nhà nước khi cần thiết.

Việc ghi chép đầy đủ và chính xác không chỉ giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả, hạn chế rủi ro về thuế.

Lưu ý về nghĩa vụ kê khai thuế và mức xử phạt

Bên cạnh việc ghi chép sổ kế toán, hộ và cá nhân kinh doanh còn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định.

Hiện nay, đối với hành vi không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp chậm hồ sơ khai thuế, pháp luật quy định mức xử phạt như sau: phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với trường hợp không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp chậm từ 61 đến 90 ngày, kể cả khi không phát sinh số thuế phải nộp; phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với trường hợp chậm nộp hồ sơ khai thuế trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp.

Ngoài tiền phạt, người nộp thuế còn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.

Kết luận

Thông tư 152/2025/TT-BTC đã đặt ra những yêu cầu mới về chế độ sổ kế toán đối với hộ và cá nhân kinh doanh từ ngày 01/01/2026. Việc xác định đúng loại sổ kế toán phải sử dụng, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh và thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai thuế sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý, tránh bị xử phạt và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Nếu bạn chưa xác định được hộ kinh doanh của mình phải áp dụng chế độ sổ kế toán nào hoặc cần tư vấn về kế toán, thuế và các quy định pháp luật liên quan đến hộ kinh doanh, đội ngũ luật sư của SPC Legal sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và đồng hành cùng bạn trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Bài viết liên quan đến sổ sách kế toán

Chia sẻ qua